Polityka prywatności Velarivostra

Administratorem Twoich danych osobowych jest Velarivostra, prowadząca serwis informacyjno‑eventowy pod adresem https://velarivostra.com, działająca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z administratorem za pośrednictwem:

• formularza kontaktowego w zakładce Kontakt,
• adresu e‑mail: [email protected],
• korespondencji tradycyjnej z dopiskiem „Ochrona danych osobowych” na adres siedziby wskazany w materiałach organizatora.

Administrator wyznaczył osobę odpowiedzialną za koordynowanie działań w obszarze prywatności i bezpieczeństwa informacji. We wszystkich sprawach dotyczących niniejszej polityki oraz realizacji Twoich praw możesz kontaktować się za pomocą powyższych kanałów.

Zakres przetwarzanych danych osobowych jest uzależniony od tego, w jaki sposób korzystasz z serwisu velarivostra.com oraz z jakich formularzy lub funkcjonalności korzystasz. Możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

Dane identyfikacyjne i kontaktowe

• imię i nazwisko lub imię,
• adres e‑mail,
• numer telefonu kontaktowego,
• nazwa firmy oraz stanowisko (w przypadku zapytań i rezerwacji dotyczących eventów firmowych),
• inne dane podane dobrowolnie w treści wiadomości lub formularza.

Dane związane z rezerwacją i organizacją wydarzeń offline

• informacje o planowanym wydarzeniu (rodzaj wydarzenia, preferowane pokerowe programy eventowe, ruletkowe atrakcje, blackjack jako atrakcja, formaty stołowe, dekoracje, oświetlenie),
• przewidywana liczba uczestników oraz charakter grupy (np. zespół firmowy, goście prywatni),
• proponowana data wydarzenia, orientacyjna lokalizacja oraz oczekiwany czas trwania,
• informacje dotyczące indywidualnych preferencji, np. język prowadzenia, styl prowadzących, ograniczenia organizacyjne.

Dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu

• adres IP,
• identyfikatory plików cookies,
• informacje o używanym urządzeniu i przeglądarce internetowej,
• dane dotyczące aktywności na stronie (odwiedzane podstrony, czas odwiedzin, źródło wejścia), zbierane za pomocą narzędzi analitycznych.

Nie wymagamy podawania szczególnych kategorii danych (tzw. danych wrażliwych) oraz nie przetwarzamy ich świadomie. Prosimy, abyś nie przekazywał w formularzach ani wiadomościach informacji tego rodzaju.

Dane osobowe gromadzone za pośrednictwem velarivostra.com oraz podczas procesu rezerwacji wydarzeń offline przetwarzamy wyłącznie w jasno określonych celach, w szczególności:

Obsługa zapytań oraz kontakt zwrotny

• udzielanie odpowiedzi na pytania przesłane poprzez formularz kontaktowy lub bezpośrednio na adres e‑mail,
• przygotowanie propozycji wydarzenia, w tym wieczorów tematycznych, formatów stołowych, pokerowych programów eventowych, ruletkowych atrakcji oraz blackjacka jako atrakcji,
• prowadzenie bieżącej korespondencji dotyczącej szczegółów organizacyjnych.

Realizacja rezerwacji i organizacja wydarzeń offline

• potwierdzanie wstępnych i ostatecznych rezerwacji terminów,
• koordynowanie przebiegu wydarzeń, w tym przygotowanie stołów, dekoracji, systemów punktowych (żetony/punkty) oraz oprawy prowadzących,
• zapewnienie kontaktu z organizatorami po stronie klienta przed, w trakcie i po zakończeniu wydarzenia,
• rozliczenie współpracy w zakresie niezbędnym do realizacji umowy (z wyłączeniem jakichkolwiek elementów finansowych związanych z grą; wszystkie programy mają charakter wyłącznie rozrywkowy i bez stawek).

Utrzymywanie bezpieczeństwa i stabilności serwisu

• monitorowanie ruchu na stronie w celu wykrywania nadużyć i prób nieuprawnionego dostępu,
• diagnozowanie problemów technicznych oraz optymalizacja wydajności serwisu,
• prowadzenie podstawowej statystyki odwiedzin w celu poprawy jakości treści i nawigacji.

Działania marketingowe w ograniczonym, przejrzystym zakresie

• przesyłanie – wyłącznie za Twoją odrębną i wyraźną zgodą – informacji o nowych artykułach, przewodnikach lub materiałach edukacyjnych związanych z ofertą wydarzeń offline,
• prośby o ocenę zrealizowanego wydarzenia lub przesłanie opinii, która może być wykorzystana jako anonimowa rekomendacja.

Nie prowadzimy profilowania w oparciu o dane dotyczące uczestnictwa w wydarzeniach ani nie wykorzystujemy ich do oferowania usług niezwiązanych bezpośrednio z organizacją lub usprawnieniem wydarzeń offline, w których bierzesz udział.

Przetwarzanie danych osobowych przez Velarivostra odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz obowiązującymi przepisami prawa polskiego. W zależności od kontekstu przetwarzania, podstawą prawną może być:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy oraz do wykonania samej umowy, w szczególności w związku z rezerwacją i organizacją wydarzeń offline;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora, obejmujący m.in. zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, prowadzenie korespondencji, dochodzenie lub obronę przed roszczeniami oraz tworzenie podstawowych statystyk korzystania z serwisu bez nadmiernej ingerencji w Twoją prywatność;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze, wynikających w szczególności z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego (w zakresie danych zawartych na dokumentach księgowych);
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Twoja dobrowolna zgoda, np. na otrzymywanie treści o charakterze informacyjno‑marketingowym drogą elektroniczną lub na wykorzystanie wybranych danych w rekomendacjach na stronie.

W każdej chwili możesz wycofać zgodę udzieloną na określone działania, przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Velarivostra przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – możesz uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane, oraz otrzymać ich kopię wraz z informacjami dodatkowymi;
• prawo do sprostowania danych – możesz żądać poprawienia danych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia niekompletnych informacji;
• prawo do usunięcia danych – możesz żądać usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przez RODO, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane lub gdy cofniesz zgodę, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
• prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz żądać ograniczenia przetwarzania danych, np. na czas rozpatrywania sprzeciwu wobec przetwarzania lub weryfikacji poprawności danych;
• prawo do przenoszenia danych – w zakresie przewidzianym przez RODO możesz otrzymać dane, które dostarczyłeś w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przekazać je innemu administratorowi;
• prawo sprzeciwu – możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora, w tym wobec przetwarzania w celach analitycznych lub marketingowych;
• prawo do wycofania zgody – w dowolnym momencie możesz cofnąć zgodę na przetwarzanie danych w określonym celu, jeżeli była ona podstawą przetwarzania;
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznasz, że przetwarzanie danych narusza przepisy prawa, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji powyższych praw skontaktuj się z nami, korzystając z danych wskazanych w sekcji Kontakt w sprawach prywatności lub za pośrednictwem strony Kontakt. Odpowiemy na Twoje zgłoszenie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu jednego miesiąca od jego otrzymania, chyba że z uwagi na stopień skomplikowania sprawy lub liczbę żądań termin ten będzie wymagał wydłużenia – w takim przypadku poinformujemy Cię o przyczynach opóźnienia.

Velarivostra nie sprzedaje danych osobowych i nie udostępnia ich podmiotom trzecim w sposób, który mógłby naruszać Twoją prywatność. Dane mogą zostać przekazane wyłącznie w następujących, jasno określonych sytuacjach:

Partnerzy wspierający organizację wydarzeń offline

W ograniczonym zakresie możemy przekazywać dane niezbędne do realizacji wydarzenia zaufanym podmiotom współpracującym, takim jak:

• prowadzący i hostessy obsługujący formaty stołowe, pokerowe programy eventowe, ruletkowe atrakcje oraz blackjack jako atrakcja,
• dostawcy sprzętu eventowego (oświetlenie, nagłośnienie, elementy scenografii, stoły do gier rekreacyjnych),
• podwykonawcy odpowiedzialni za obsługę techniczną wydarzeń lub ich dokumentację wizualną, jeżeli jest ona elementem zamówionej usługi.

Podmioty te otrzymują wyłącznie te dane, które są niezbędne do wykonania powierzonych im zadań, i zobowiązane są do zachowania poufności oraz zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony.

Dostawcy usług wspierających funkcjonowanie serwisu

Możemy korzystać z usług zewnętrznych dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu, w szczególności:

• dostawców hostingu i infrastruktury serwerowej,
• narzędzi do wysyłki powiadomień e‑mail (w tym potwierdzeń zapytań lub rezerwacji),
• narzędzi analitycznych służących do zbierania statystyk korzystania z serwisu.

Każdorazowo zawieramy z takimi podmiotami umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, które określają zakres i cel przetwarzania oraz wymagania dotyczące zabezpieczenia danych.

Organy publiczne

W szczególnych przypadkach dane mogą zostać ujawnione uprawnionym organom publicznym, jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy prawa lub prawomocne orzeczenia właściwych organów.

Co do zasady dane nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeżeli w ramach korzystania z określonych narzędzi technicznych doszłoby do takiego przekazania, będzie się ono odbywać wyłącznie w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia przewidziane przez RODO.

Velarivostra stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych, z uwzględnieniem charakteru, zakresu, kontekstu oraz celów przetwarzania, a także ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

Środki ochrony danych

• właściwe zabezpieczenia infrastruktury serwerowej i sieciowej,
• regularne aktualizacje oprogramowania i komponentów serwisu,
• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych i przeszkolonych,
• stosowanie haseł oraz innych mechanizmów kontroli dostępu,
• procedury postępowania w razie potencjalnych incydentów naruszenia bezpieczeństwa.

Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zgromadzone, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub uzasadniony ochroną przed ewentualnymi roszczeniami. W praktyce oznacza to, że:

• dane dotyczące zapytań kontaktowych przechowujemy co do zasady do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, chyba że dojdzie do zawarcia umowy,
• dane związane z organizacją wydarzeń offline przechowujemy przez okres trwania współpracy oraz przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy,
• dokumentacja księgowa zawierająca Twoje dane (np. na fakturach) jest przechowywana przez czas wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
• dane wykorzystywane na podstawie zgody (np. w celach informacyjno‑marketingowych) przechowujemy do momentu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu.

Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczą.

Serwis velarivostra.com wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, poprawy jakości usług oraz tworzenia anonimowych statystyk korzystania z treści.

Czym są pliki cookies

Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika (komputerze, smartfonie lub tablecie) podczas odwiedzania strony internetowej. Pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie przy kolejnych odwiedzinach, ale co do zasady nie służą do bezpośredniej identyfikacji Twojej osoby.

Jakie typy cookies wykorzystujemy

• cookies niezbędne – pozwalają na prawidłowe wyświetlanie strony, obsługę podstawowych funkcji nawigacyjnych, formularzy i zabezpieczeń; ich stosowanie jest konieczne do korzystania z serwisu,
• cookies funkcjonalne i preferencyjne – umożliwiają zapamiętanie wybranych ustawień użytkownika (np. preferencje dotyczące zgód),
• cookies analityczne – wykorzystywane w celu tworzenia zagregowanych statystyk odwiedzin i analizowania sposobu korzystania z serwisu, co pozwala nam poprawiać jakość treści i nawigację; dane z tych plików przetwarzane są w formie zanonimizowanej.

Twoje wybory dotyczące cookies

Przy pierwszej wizycie na stronie wyświetlamy baner informujący o wykorzystaniu cookies i umożliwiający zarządzanie zgodami w zakresie kategorii niewymagających ich stosowania. W każdej chwili możesz zmienić swoje preferencje dotyczące plików cookies poprzez ustawienia przeglądarki lub ponowne wywołanie panelu zarządzania zgodami, jeżeli jest on dostępny na stronie.

Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcje serwisu, w szczególności na poprawne działanie formularzy kontaktowych lub szybkość ładowania wybranych elementów.

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu odzwierciedlenia zmian w przepisach prawa, rozwoju naszych usług lub modyfikacji stosowanych technologii. W szczególności zastrzegamy sobie prawo do wprowadzenia zmian w następujących sytuacjach:

• wdrożenie nowych funkcjonalności serwisu velarivostra.com,
• rozszerzenie lub modyfikacja oferty wydarzeń offline,
• zmiana dostawców usług technicznych lub analitycznych,
• nowelizacja przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

O istotnych zmianach poinformujemy poprzez wyraźny komunikat na stronie oraz aktualizację daty „Ostatniej aktualizacji” na początku dokumentu. W przypadku, gdy zmiany będą wymagały ponownego uzyskania zgody na określone formy przetwarzania danych, poprosimy Cię o jej ponowne wyrażenie.

Wszelkie pytania, wnioski lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych i realizacją Twoich praw możesz kierować do nas za pośrednictwem:

• formularza na stronie Kontakt,
• adresu e‑mail: [email protected] (zalecany tytuł wiadomości: „Prywatność / RODO”),
• korespondencji tradycyjnej z dopiskiem „Ochrona danych osobowych Velarivostra”.

Aby ułatwić nam obsługę Twojego zgłoszenia, podaj proszę w wiadomości:

• jakiego żądania dotyczy zgłoszenie (np. dostęp do danych, sprostowanie, sprzeciw),
• jakich działań lub wydarzeń dotyczy przetwarzanie (np. konkretne wydarzenie firmowe lub prywatne),
• preferowaną formę odpowiedzi (np. e‑mail).

Na zgłoszenia odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, przestrzegając terminów wynikających z przepisów RODO.

Wszystkie programy realizowane przez Velarivostra mają charakter rozrywki bez stawek i są przeznaczone wyłącznie do użytku eventowego – zarówno w przypadku wydarzeń firmowych, jak i prywatnych. Dotyczy to w szczególności pokerowych programów eventowych, ruletkowych atrakcji, blackjacka jako atrakcji oraz innych formatów stołowych.

Dane osobowe związane z rezerwacją i uczestnictwem w wydarzeniach offline są wykorzystywane wyłącznie w celach organizacyjnych, takich jak:

• przygotowanie odpowiedniego scenariusza wydarzenia oraz doboru prowadzących,
• planowanie konfiguracji stołów, dekoracji, oświetlenia i systemów żetonów/punktów,
• koordynacja przebiegu wydarzenia, w tym komunikacja z osobami odpowiedzialnymi po stronie klienta,
• zapewnienie komfortu i bezpieczeństwa uczestników w ramach wydarzenia offline.

Nie wykorzystujemy danych zebranych w związku z rezerwacją lub udziałem w wydarzeniach do:

• tworzenia szczegółowych profili uczestników,
• oferowania produktów lub usług niezwiązanych z organizacją wydarzeń offline Velarivostra,
• podejmowania zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na użytkowników.

Jeżeli w ramach konkretnego wydarzenia planowane jest wykorzystanie dodatkowych formularzy (np. na potrzeby anonimowych ankiet satysfakcji lub udostępniania materiałów po wydarzeniu), uczestnicy zostaną o tym wyraźnie poinformowani, a zakres i cel przetwarzania danych zostaną wskazane w osobnej informacji przekazywanej podczas zbierania danych.